Cuando envías un dossier artístico a un promotor o medio digital no cabe duda de que quieres ser elegido. Sin embargo, a veces la falta de tiempo o el desconocimiento te juegan malas pasadas, y tu dossier, de gran contenido, pasa desapercibido por la forma.
Al ser una herramienta muy importante para presentar nuestro trabajo, hay que cuidar los detalles y en este post te voy a hablar de los 7 errores que debes evitar antes de enviar tu próximo dossier artístico.
1.-
Estructura y contenido. Salvando el caso de que falte información, uno de los errores más comunes, hay que hacer hincapié en que debes ser organizado y facilitar que la persona que lo leerá encuentre bien la información. Por ello, aunque está claro que cada proyecto profesional es un mundo y tiene sus propias cualidades, sea cual sea éste en el dossier no pueden faltar:
– Portada.
– Statement y foto
– C.V. actualizado
– Índice de proyectos que vas a presentar
– Proyecto: Título, año, descripción, imágenes, técnica y formato
2.-
Actualización del contenido. El dossier, al igual que el statement, es un archivo vivo que debe estar actualizado con la información de los últimos proyectos más relevantes. También es importante eliminar aquellos hitos, por muy buenos que te parezcan, que no sumen al objetivo del envío de tu dossier. Siempre puedes añadir que si requieren de una versión más extensa se lo puedes enviar en cualquier momento.
3.-
Archivo de descarga. Una vez que has revisado tu dossier, que contiene toda la información necesaria, llega el momento de preparar el archivo que vas a enviar, normalmente por email. El archivo de descarga debe tener un título (referencia y fecha) y no puede pesar excesivamente, ya que si hay problemas en la descarga no causará buena impresión y, lo que es peor, puede que lo dejen a un lado. No hay que olvidar que debemos especificar qué contiene el archivo, porque no podemos obligar a nadie a que abra un archivo desconocido.
Existen diferentes fórmulas que te pueden ayudar:
- Formato pdf, es el más habitual y lo puedes alojar en drive u otro almacenamiento de la nube para tenerlo siempre accesible.
- Formato presentación de Google Slides, su ventaja principal con respecto al anterior es que podrás incluir enlaces y multimedia. También te permitirá tenerlo alojado en la nube.
- Formato landing page de tu sitio web. En este caso no enviarás un archivo, sino que compartirás el enlace que redirigirá al usuario a tu sitio web.
4.-
Asunto del email. Todos recibamos cientos de correos al día y es normal que no tengamos tiempo de abrirlos todos, procesarlos y responder. El asunto del email te permite realizar un primer filtro y por eso es importante. Si tu dossier responde a una convocatoria o solicitud, indica la referencia tal y como te lo han señalado en las bases. Igualmente, si es para una promoción en un medio digital hay que mostrar que está personalizado y no es un email masivo. Te puede interesar este post sobre “Por qué no responden a tu email y algunos consejos para conseguir lo que esperas.”
5.-
Breve presentación. Debes incluir una presentación en donde expliques el motivo de tu dossier, es además de una cuestión de estrategia, de cortesía. Tan importante como la información que envías en tu dossier es captar la atención de la persona destinataria, un aspecto para el que un poco de investigación previa siempre viene bien. Así mismo, y siguiendo este aspecto, saluda a la persona a la que te diriges por su nombre y agradécele su tiempo, la mayoría de la gente envía sus dossiers sin molestarse en escribir ni un par de líneas.
6.-
Datos de contacto. Me he encontrado con muchas propuestas en las que en ningún momento se especificaba cuál era la manera de contactar con el remitente. Es normal que en estos momentos, en los que tenemos tan presente la Ley de Protección de Datos, seamos más conscientes de los permisos que hay que solicitar para un envío de email, pero eso no justifica que en el dossier no se incluya un apartado donde indique cómo quieres que contacten contigo. Como nota adicional, para que la persona no esté buscándolo dentro del archivo, utiliza también el pie de email para aportar esa información, dará más autoridad y confianza.
7.-
Seguimiento posterior. A veces no es suficiente enviar tu propuesta y esperar. Es verdad que lo ideal es que la otra parte te responda en tiempo, dependiendo del caso, aunque sólo sea el mensaje automático “lo hemos recibido”. Sin embargo, no siempre es así. Preguntar si les ha llegado o si han recibido la información enviada tras dejar pasar unos días sin respuesta desatasca alguna incidencia o, incluso, aporta un interés y profesionalidad que aumenta tus posibilidades.
Si lo vemos desde la perspectiva del que recibe tu dossier, junto a muchos más, la pregunta que hay que hacerse es ¿por qué tendría que dedicarle tiempo a un archivo si la persona que lo envía no se lo ha dedicado? Hay que ponérselo fácil.
Te animo a que revises tu dossier con todo lo que te explico en este post. Conseguirás que sea profesional y efectivo para cumplir tu objetivo. Y si tienes alguna duda comenta debajo o escríbeme por email.
Nos vemos en el próximo post sobre gestión de proyectos.
Sandra G.- Project Manager de EXPRESSAN.
[Autora en la sección Management]
CONTENIDO RELACIONADO:
- Sección Management: Mas de 20 artículos para mejorar tu proyecto creativo
- Gabinete de Proyectos Arte Avanzado: programa de acompañamiento
Si te ha gustado ¡Compártelo! y para no perderte ninguna publicación apúntate ahora al blog y te avisamos del próximo contenido.
¡Suscríbete a la newsletter semanal!
Deja tu nombre y mejor email aquí abajo y listo.
Una vez completado, por favor, revise su bandeja de entrada y confirme el email. ¡Gracias!
Responsable Sandra Galindo. Finalidad: envío de nuevo contenido y publicaciones sobre el sector. Podrás ejercer tus derechos de acceso, rectificación, limitación o eliminación de tus datos. Encontrarás más información aquí.
Deja una respuesta