El mail sigue siendo mi forma de comunicar preferida, pero a veces es frustrante. Contactas con alguien y no recibes respuesta o ésta no es la que esperabas.
La semana pasada contacté con diferentes proveedores para un nuevo proyecto. Fueron 15 correos solicitando información sobre los productos, los precios y algunas dudas que tenía sobre su funcionamiento. Hasta la fecha sólo me han respondido dos de ellos.
Opino que pueden ser varios los motivos por los cuales no responden. En una primera fase pienso que:
- Por alguna extraña razón el correo no les ha llegado.
- La persona encargada tenía previsto responder pero simplemente ha olvidado hacerlo.
- Debido a una ausencia por enfermedad u otra causa, la persona responsable no ha tenido la posibilidad de leer o responder sus correos.
Lo normal es que tras unos días sin respuesta volvamos a enviar un recordatorio, incluso un mensaje corto como aviso en otro canal. Pero a partir del tercer email ya se pierde un poco el control y el enfado de haber sido ignorados sale a relucir.
Si lo pensamos con mayor profundidad, el motivo de que no respondan puede ser que el receptor no sea consciente de la importancia del mismo. Y es que cuando comunicamos un email tenemos parte de responsabilidad. Es necesario esforzarse en dejar claras nuestras expectativas y expresar las cosas de manera explícita para que se entiendan. Otra cosa distinta es el tiempo en responder, pero de esto ya hablaré otro día.
En cualquier caso, tampoco quiero decir que debas responder todos los correos que recibas. Si quienes envían correos no tienen la consideración de hacer su tarea, es normal que ignores esos correos sin ningún cargo de conciencia. En mi caso, si quien me contacta para ofrecerme un intercambio de links o una colaboración en EXPRESSAN no se toma el tiempo en analizar sobre qué trata la plataforma, entonces yo tampoco tengo que hacerlo para responder.
Una situación diferente tiene lugar cuando ya hemos establecido un contacto con la otra persona. En este punto a todos nos molesta que no se tomen el tiempo de responder si se comprometieron a hacerlo, bien para confirmar un presupuesto, enviarte el dossier u otra cosa diferente. Por este motivo, hay que tener cuidado de no interrumpir una comunicación a la que nos hemos comprometido previamente, ya que a nadie le gusta trabajar con personas cuya credibilidad ha quedado en entredicho.
Como conclusión: la principal razón por la que no recibes una respuesta en muchos casos es porque el email que has enviado no comunica correctamente el mensaje o la propuesta realizada no ha sido debidamente estudiada antes de establecer la comunicación. A partir de aquí es vital no dejar de realizar el seguimiento sin perder la paciencia, ya que nadie tiene la obligación de responder un mail. Incluso si tú eres el cliente ganas más siendo simpático aunque no te apetezca. Así que ya tengo preparados para enviar los mail de seguimiento de los proveedores que me faltan por recibir respuestas.
Sandra G.- Project Manager de EXPRESSAN.
[Autora en la sección Management]
CONTENIDO RELACIONADO:
- Sección Management: Mas de 20 artículos para mejorar tu proyecto creativo
- Gabinete de Proyectos Arte Avanzado: programa de acompañamiento
Créditos Photo: Solen Feyissa on Unsplash
¡Suscríbete a la newsletter semanal!
Deja tu nombre y mejor email aquí abajo y listo.
Una vez completado, por favor, revise su bandeja de entrada y confirme el email. ¡Gracias!
Responsable Sandra Galindo. Finalidad: envío de nuevo contenido y publicaciones sobre el sector. Podrás ejercer tus derechos de acceso, rectificación, limitación o eliminación de tus datos. Encontrarás más información aquí.
Deja una respuesta